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15

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7 tips para hacer excelentes manuales

En tu trabajo diario, puedes encontrar que hay ocasiones en las que necesitas proporcionar a un cliente documentación que lo guíe a través de un proceso o le enseñe cómo hacer algo con lo que no estén familiarizados.

 

 

Las habilidades de escritura son de vital importancia para todos, en todos los negocios, y este es un excelente ejemplo de por qué es tan importante poder escribir de manera efectiva. Si no puedes obtener los pasos y los detalles en un papel de una manera fácil de entender e intuitiva, probablemente pasarás una gran cantidad de tiempo y frustración en el manejo de las solicitudes de asistencia y la corrección de las cosas que se realizan de manera incorrecta.

 

 

Aquí hay siete consejos para crear un manual de instrucciones completo pero coherente.

 

 

  • Sal de tu propia cabeza: cuando comiences a preparar instrucciones para los procesos que conoces por dentro y por fuera, deberás retroceder conscientemente y acercarte al material desde un nuevo ángulo. Comienza en la casilla uno suponiendo que la audiencia tendrá un conocimiento nulo del tema.

 

  • Conoce el objetivo: asegúrate de saber exactamente lo que debe cubrir el manual para evitar la sobrecarga de información o la confusión que puede provenir de demasiados detalles. Esto es especialmente importante cuando el proceso es complejo o tiene muchas partes diferentes.

 

  • Descríbelo primero: antes de comenzar y crear pasos, crea un esquema de alto nivel de lo que cubrirá el documento, incluidas las principales y las subsecciones. Esto te ayudará a asegurarte de que tu proceso tenga sentido y que cada sección del manual esté estructurada de manera consistente.

 

  • Facilita su comprensión: las listas son una excelente manera de delinear los pasos para hacer algo porque pueden ayudar a las personas a mover elemento por elemento de la manera que usted pretende. También es una buena idea usar una tabla de contenido y hacer que el documento pueda buscarse, si es posible, para respaldar aún más tu enfoque paso a paso.

 

  • Sé breve: es tentador querer explicarlo todo en detalle, ya que es un material que tú conoces muy bien, pero se limita a lo que el destinatario debe saber. Concéntrate en usar solo las palabras necesarias para transmitir tu punto.

 

  • Usa ayudas visuales: capturas de pantalla, diagramas e incluso videos son una excelente manera de reforzar tu manual y hacerlo más fácil de entender. Mantén el formato de estos materiales de apoyo coherente y al punto para evitar abrumar al lector.

 

  • Pruébalo: o mejor aún, pídele a alguien que nunca haya visto el material antes de leer las instrucciones. Toma sus comentarios y utilízalos para afinar tu manual.

 

 

Ten en cuenta que es posible que debas revisar y actualizar el manual periódicamente, especialmente si se trata de algo que se centra en una aplicación de terceros u otro sistema que no controla. Además, con algo de material, también puede tener sentido ofrecer al cliente un recorrido práctico para garantizar que sus instrucciones cumplan con lo que necesitan lograr, y ten en cuenta que los estilos de aprendizaje varían, por lo que un cliente puede ejecutar con las mismas instrucciones que confunden a un cliente diferente. Ser flexible en el formato y entrega puede ayudar a garantizar que las instrucciones funcionen para el destinatario.

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