Un Warehouse Management System (WMS) es una aplicación de software que se especializa en respaldar las operaciones cotidianas dentro de un almacén. La aplicación hace esto al permitir a los usuarios tener un sistema centralizado donde las diferentes tareas de administración del almacén se gestionan a través de una interfaz en un dispositivo de mano o una tableta que trabaja en el almacén o en un escritorio en la oficina.

Esto hace que la ejecución de un almacén sea eficiente y fácil, y también asegura que se produzcan pérdidas mínimas, si las hay, en los diferentes procesos de almacenamiento. La ganancia real está en el servicio al cliente. Imagina saber exactamente dónde está cada producto, saber cuándo y cuánto reordenar o producir. Estas cosas parecen ser un objetivo comercial, pero para un cliente significa que puede obtener el producto más rápido, sin retrasos ni errores, por lo que es más probable que regrese.

¿Qué hace un Sistema de Gestión de Almacén (WMS)?

Un sistema de gestión de almacenes se utiliza para controlar y rastrear la transferencia y el almacenamiento de materiales en un almacén. El sistema implica una serie de procesos que son importantes al enviar, recibir o incluso guardar materiales y se integra con otros sistemas en la cadena de suministro para garantizar la transparencia de los datos en toda su empresa.

• Recepción de bienes

El WMS proporciona un proceso simple que se debe seguir cuando se maneja un envío que ha llegado al almacén. El proceso se puede personalizar para adaptarse a los diferentes requisitos de los usuarios, pero su función central es garantizar que todos los envíos se manejen adecuadamente para minimizar las pérdidas y también ahorrar a tiempo.

• Seguimiento de inventario

Un WMS permite a los propietarios del almacén guardar una pestaña de todas las existencias en el almacén. Esto es importante porque garantiza que el equipo de gestión del almacén pueda saber cuándo hay existencias suficientes y saber cuándo solicitar más existencias para evitar la escasez. Esto ahorra espacio ya que se evita el exceso de existencias y también asegura que los recursos estén bien distribuidos para garantizar una gestión fluida del almacén.

• Tiempo para la eficiencia

Un WMS permite a los usuarios modelar una forma eficiente de almacenar diferentes productos en un almacén dependiendo de diferentes factores como la demanda y el peso. Esto asegura que el almacén esté organizado de tal manera que los productos que se muevan más rápido o sean más pesados se almacenen cerca de la puerta para un procesamiento más rápido de los pedidos, y los productos que se usan juntos se almacenan en las proximidades. Esto hace que ejecutar el almacén sea fácil y eficiente.

• Seguimiento y visibilidad

Para las industrias que requieren capacidades avanzadas de seguimiento, un WMS le permitirá rastrear información de lotes, fechas de caducidad, códigos de barras y números de serie. Cada punto de datos se suma al costo de mantenimiento, pero a menudo ofrece grandes retornos cuando se requiere una visibilidad avanzada. 

• Documentación

Un WMS automatiza la mayoría de los diferentes procesos, eliminando la necesidad de documentos en papel que son voluminosos, y consume una enorme cantidad de dinero cuando se trata de comprarlos y almacenarlos adecuadamente. Al dar visibilidad al sistema a todos de manera simultánea, todos tienen los datos necesarios para hacer su trabajo al alcance de la mano.

Existen diferentes tipos de WMS que van desde sistemas sencillos sin complicaciones hasta sistemas más complejos que son más adecuados para grandes almacenes. Al buscar un sistema WMS para tu almacén, existen diferentes factores que debe tener en cuenta antes de poder establecerlo. Algunas de las cosas a considerar son tamaño del almacén, funciones del software, necesidades del cliente y costo del sistema.